FONDO ACUMULADO

FONDO ACUMULADO

1.  1.Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Mediante el Acuerdo 039 de 2002, el AGN denomina técnicamente el fondo acumulado como el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD)en los Archivos de Gestión, la cual será sometida a un proceso de organización y su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).
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3. 2. SE PRODUCEN POR VARIOS MOTIVOS: 1. Ausencia de una tabla de retención documental.
4. 2. Funcionarios que dejaron la empresa por cualquiermotivo.
5. 3. La empresa fue fusionada, privatizada, liquidada, etc
6. .4. No existe un repositorio de archivo central e histórico.
7. 5. No se sabe que hacer con los documentos, simplementese empacan y se envían a cualquier lugar dentro de lacompañía.
8. 3. COMO ORGANIZAR FONDOSACUMULADOSEn el proceso de organización del fondo acumulado es muyimportante respetar el origen o procedencia y el ordennatural u original de los documentos que componendicho fondo. Esta tarea permite conocer la informaciónque produjo la entidad en cada etapa de su vidainstitucional.Primera etapa: Análisis situacional del fondodocumental acumulado. En esta etapa inicial delproceso se levantará el diagnóstico del FDA paradeterminar el estado actual de la organización de ladocumentación, sus características físicas deconservación y el volumen documental.
9. 4. SEGUNDA ETAPA: COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓNINSTITUCIONAL PARA ALCANZAR ESTA ETAPA SERECURRIRÁ:-Identificación y análisis de los actos administrativos sobrela creación y evolución orgánico 
10. –funcional de la Entidad.
11. - Análisis de la evolución del organigrama institucional.
12. - Identificación de manuales de funciones yprocedimientos.
13. - Identificación de la reglamentación interna de la entidad,referente a laGestión documental y a la administración de archivosinstitucionales
14. .- Conocer la reglamentación específica que aplica alcumplimiento de las funciones específica de la Entidad,tanto retrospectivamente como actual o vigente.- Identificación y análisis de los libros de registro ycontrol de documentos.
15. - Conocimiento de las investigaciones e informes de lasubdirección científica .
17. 5. TERCERA ETAPA: INVENTARIODOCUMENTALSe debe levantar un inventario en su estado natural delfondo documental acumulado. El inventario debe recogerinformación sobre asuntos, dependencias, Autores,fechas de producción de los documentos, tipos deunidades de conservación, soportes de almacenamiento,volúmenes de documentos entre otros.Realizar el inventario de los libros, material audiovisual,material fílmico, fotografías, planos y publicacionesperiódicas que se encuentran en el archivo de laorganización.
18. 6. FORMATO DE INVENTARIOITEM NOMBRE DELA UNIDAD DECONSERVACION CONTENIDO CLASE FECHA INICIAL  FECHA FINAL  OFICINA PRODUCTORA
19. 7. CUARTA ETAPA: VALORACIÓNDOCUMENTALConsiderando que el proceso de Valoración Documental esuno de los más Representativos dentro de laorganización archivística, se adelantará la evaluación dela información documental a partir del análisis de losvalores primarios y secundarios de los documentos,basándose para ello en los criterios de valoración. Sehará la propuesta de lo que se debe conservar,estableciendo cuanto es de conservación permanente ycuanto se debe eliminar.
20. 8. ENTIDAD PRODUCTORA_______________________________________
21. OFICINA PRODUCTORA________________________________________
22. SERIES 
23. SUB-SERIES Y
24. TIPOLOGIA DOCUMENTALES 
25.  FECHAS 
26. VALOR
27.  RETENCION
28.  ENSAÑOS
29.  DISPOSICIÓNFINAL
30. INICIALFINAL
31.  ARCHIVO CENTRAL 
32. CONSERVACIÓN TOTAL
33.  ELIMINACIÓN
34.  SELECCIÓN 
35. REPROGRAFÍA 
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37. 9. QUINTA ETAPA: PREPARACIÓN FÍSICA DE LADOCUMENTACIÓNUna vez valorada la documentación y aprobada por elrespectivo Comité deArchivo de la entidad, se procederá a la preparaciónfísica de la documentación, previendo el cumplimiento delos siguientes procesos:ProcedimientosEliminación del polvo y suciedad superficial mediante lautilización de técnicas manuales teniendo el cuidadonecesario para no deteriorar los soportes documentalesy mantener la integridad de la información. Retirar loselementos metálicos y adhesivos presentes, tales como:ganchos, clips, cintas entre otros, teniendo el cuidadonecesario de no rasgar la documentación o levantar lainformación contenida en dichos soportes.
38. 10. • Separar los materiales o elementos que no constituyendocumentos de archivo tales como: plegables, recortesde prensa, revistas, invitaciones entre otros.• Identificar el material que se encuentre afectado porfactores de deterioro ambiental, bióticos yantropogénicos, con el propósito de aislarlos del acervodocumental y someterlos al tratamiento respectivoseñalado para tales efectos por el Laboratorio deRestauración del Archivo General de la Nación.
39. 11. SEXTA ETAPA: CLASIFICACIÓN FÍSICA DE LADOCUMENTACIÓNElaborar el Cuadro de Clasificación Documental, someterloa consideración del Comité de Archivo de la entidad yuna vez aprobado se aplicará en la organización delfondo documental acumulado.Como parte constitutiva de este proceso archivístico setendrá especial cuidado y respeto por las piezasdocumentales conformadas como producto del trámitenormal dentro de cada una de las unidadesdocumentales (carpetas, expedientes), respondiendo deesta manera al principio de orden natural que se utiliza enla practica archivística universal.
40. 12. SÉPTIMA ETAPA: SELECCIÓN Y ELIMINACIÓNDOCUMENTALUna vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se realizará laselección documental de aquellas unidades de conservaciónque hayan perdido sus valores primarios y que no desarrollenvalores secundarios, registrando cada una de ellas en unformato de inventario para eliminación, el cual con tendrá comomínimo la siguiente información:- Denominación de la unidad de conservación- Fechas extremas- Número de folios- Observaciones o notas- Firma del responsable de la selección documental- Visto bueno del funcionario responsable de la entidad.Culminado el proceso descrito anteriormente se llevará a cabola eliminación física de la documentación, para ello se seguiránlos procedimientos y técnicas establecidas por el ArchivoGeneral de la Nación.
41. 13. OCTAVA ETAPA: ORDENACIÓNDOCUMENTALDefinido y seleccionado el volumen documental objeto deconservación y transferencia al archivo central seabordará la ordenación de las diferentes series y/oagrupaciones documentales, teniendo en cuenta unsistema de ordenación preestablecido que responda a lasnecesidades de recuperación y consulta.
42. 14. NOVENA ETAPA: REALMACENAMIENTO DE LASUNIDADES DE CONSERVACIÓNCon el propósito de normalizar e identificararchivísticamente las unidades de Conservación delfondo documental de la entidad se procederá alrealmacenamiento en cajas de referencia X-200, lascuales serán identificadas así:- Nombre de la dependencia productora- Serie y/o agrupación documental- Nombre de la unidad documental o descripcióngenérica del contenido- Número de caja- Fechas extremas,- Numero de folios- observaciones.
43. 15. DÉCIMA ETAPA: DESCRIPCIÓN DOCUMENTALComo instrumento complementario de descripciónarchivística se elaborará, diseñará e implementará unabase de datos, guardando las especificaciones técnicasrequeridas, de acuerdo con la plataforma tecnológica,que debe contener como mínimo los siguientes campos:- Fecha- Oficina productora- Dependencia- Número de caja- Código de la serie y/o agrupación documental deacuerdo con lo establecido en la Tabla ValoraciónDocumental. Breve descripción del contenido de launidad documental.- Fechas extremas de la unidad documental.- Identificación, como fondo, sección, subsección. Seriey/o grupo documental.
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