TRD

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.

1. Comprendiendo las Tablas de Retención Documental

La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas, contratos, actas, etc. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, pero ¿cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento?. La práctica documental aconseja separar los documentos en los archivos de gestión, central e histórico, según su categoría y la necesidad que existe de conservarlos. ¿Cómo podemos resolver todas estas necesidades?

Para poder implementar con éxito una Tabla de Retención Documental, se debe elaborar un Cuadro de Clasificación Documental (CCD) que permita identificar unívocamente la categoría o tipo de cada documento. También se debe valorar la importancia de cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la organización mediante una Tabla de Valoración Documental (TVD) y finalmente definir los tiempos de conservación de cada documento, tanto en formato físico como electrónico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida en lo que se llama la Tabla de Retención Documental (TRD).

2. ¿Por qué necesito implementar una Tabla de Retención Documental?

Muchos países como Colombia, han introducido en su marco legal la obligación de cumplir con Tablas de Retención Documental definidas por el estado para todas las organizaciones públicas y aquellas privadas que cumplen funciones públicas.

Más allá de la necesidad legal del caso anterior, implementar una tabla de retención documental puede traer muchos beneficios a su organización, en concreto todos los derivados de la implementación de un gestor documental: Técnicas de gestión de documentos, control de flujos de trabajo, formas seguras de compartir archivos y almacenamiento en la nube según los más avanzados estándares de privacidad.